Документирането има задължителен характер в счетоводството. Глаголът “документирам” има латински произход и означава: доказвам чрез документи, прилагам документи за уверение. От счетоводна гледна точка, когато говорим за документиране имаме предвид метод за дълготрайно задържане в паметта на стопански събития, факти и явления.

Всяка извършена стопанска операция трябва да бъде документално обоснована и документирана в счетоводен документ или технически информационен носител. Въпросът за документирането на стопанските операции в една компания е уреден от следните нормативни документи: Закон за счетоводството, Национален сметкоплан и Албум на първичните счетоводни документи.

В своето историческо развитие понятието “документ” се е изменяло, както в смислово, така и в съдържателно отношение. Първоначално то е влязло в употреба от латинското “doceo”, което буквално означава “уча”, “известявам”. По-късната производна дума “documentum” се превежда като “доказателство”, “свидетелство”.

Днес това понятие се употребява в по-тесен и в по-широк смисъл. В тесен смисъл се приема, че документът е първоизточник и доказателство на събитията, явленията и фактите фиксирани в него. В широк смисъл документът е резултат от фиксиране на информация за предметите от обективната действителност и на мисловната дейност на човека посредством писмо, графика, фотография, звукозапис или друг начин върху някакъв носител.

Очевидно терминът документ е многозначен. И това е напълно естествено, защото всяка сфера на човешкото познание и практическа дейност определя документа от своя гледна точка.

Счетоводните документи трябва да притежават определени задължителни данни, наречени реквизити. Счетоводен документ, който не съдържа посочените в Закона за счетоводството задължителни реквизити, няма доказателствена сила. Електронните фактури на Fakturi.com съдържат всички задължителни по закон реквизити.

Съчетанието от всички реквизити в един счетоводен документ определят неговото съдържание, а начинът по който са разположени дава разбиране за формата на самия документ. Длъжностните лица, съставили първичните счетоводни документи, носят отговорност за тяхната достоверност, правилно оформяне и придвижване. Хората, които са дали нареждане за осъществяване на определена стопанска операция, имат отговорност за нейната законо и целесъобразност.

В случай че има съставени с невярна информация счетоводни документи се търси отговорност (наказателна, имуществена и дисциплинарна) на онези длъжностни лица, които са ги съставили. Това става по реда на действащото законодателство в страната.

И накрая, но не на последно място – съхраняването на първичните документи в счетоводният архив трябва да бъде организирано така, че да може бързо да се извършват справки и проверки.